Encore quelques nouveautés dans cette version intermédiaire :

🕒 Suivi des charges de travail dans le menu Activités. Renseignez le temps passé par contributeur sur chaque action de conformité pour :

• Documenter vos efforts de conformité dans vos rapports annuels
• Montrer la répartition des charges entre services, entités, contributeurs ou types d'activités
  • idéale pour les DPO mutualisés, qui peuvent suivre leur activité par entité et par service

📅 Rapport mensuel d'activité dynamique. Il permet de :

• Filtrer les données par responsable de traitement, unité, service ou année, type...
• Visualiser le nombre d’activités et les charges de travail réparties par mois, par type d’activité ou par service
• Exporter facilement les résultats pour alimenter vos bilans annuels ou reportings internes.

⚙️ Activation

Ces fonctionnalités sont optionnelles et peuvent être activées sur simple demande auprès du Support Provacy.

🔗 Génération automatique de QR code depuis une fiche de traitement

• Générez un QR code unique qui redirige automatiquement vers la version publiée au registre. Le lien s’adapte automatiquement en cas de nouvelle version de la fiche publiée.
• Intégrez-le à vos supports d’information (affiches, formulaires, politiques de confidentialité, etc.) ou pour informer les personnes concernées de manière simple, directe et transparente.

🔐 Instances SSO : ouverture directe depuis les notifications mail

• Pour les instances disposant d’une connexion SSO, les liens contenus dans les notifications mail ouvrent désormais directement la fiche de traitement concernée, sans repasser par l’écran de connexion : un gain de temps et une expérience plus fluide pour les utilisateurs.

🟢 Disponibilité

Ces fonctionnalités seront livrées sur toutes les instances.

💬 Continuez à nous part de vos idées pour améliorer l’outil !

Chez Provacy, nous faisons le choix de rester concentrés sur notre cœur de métier : le pilotage de la conformité RGPD. Pour la formation, nous préférons nous appuyer sur de vrais spécialistes.

C'est pourquoi nous avons sélectionné Awaretrain, expert reconnu du RGPD, de la protection des données et de la sécurité.

Prévenez les violations de données et renforcez la conformité de votre organisation grâce à des modules courts, clairs et engageants.

👉 En moins de 20 minutes, sous forme de courtes vidéos, vos équipes comprennent l’essentiel du RGPD et apprennent à éviter les erreurs humaines, la première cause des fuites de données.

✅ Scénarios concrets, vidéos interactives et quiz ludiques
✅ Adapté à tous les métiers et niveaux
✅ Disponible en 9 langues
✅ Génération automatique de certificats

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En les contactant de notre part, vous bénéficierez de conditions tarifaires préférentielles.

Systèmes d’IA

Un nouveau menu pour accompagner vos organisations dans la mise en conformité avec l’AI Act et l’évaluation de vos projets IA.

Avec ce module, vous pouvez :

• Cartographier vos systèmes d'IA et les lier à vos traitements.
• Identifier vos obligations AI Act en quelques clics grâce à un questionnaire intelligent.
• Vérifier, documenter et mesurer la réalisation de vos obligations avec un score de conformité.
• Évaluer vos systèmes selon les 7 critères d’une IA digne de confiance et générer les recommandations appropriées.
• Éditer un rapport complet pour vos équipes et parties prenantes.

Par défaut, ce module est réservé à l’équipe DPO. Tous les utilisateurs disposent toutefois d'un diagnostic simplifié (sans création de fiche), accessible depuis le menu Conformité.

👉 Un module pratique et connecté à votre démarche RGPD, pour piloter vos systèmes d'IA en toute tranquillité.

ℹ️ Pour une présentation plus détaillée, des liens vers le guide pratique sont disponibles directement dans l'application (depuis la liste des systèmes d'IA ou le formulaire).

N'hésitez pas à nous faire part de vos remarques !

L'équipe Provacy

Zeus, notre nouvel assistant IA

Disponible en option, Zeus vous assiste dans votre conformité grâce aux meilleurs modèles du marché (GPT-4.1, Gemini, Mistral, etc.).
Il peut :

• créer des fiches traitements,
• analyser ou comparer des fiches,
• proposer des modifications,
• générer des plans d’action.
  Compatible avec votre propre clé API ou une clé fournie.

Vous trouverez un article complet ci-dessous ou une présentation détaillée en suivant ce lien.

N'hésitez pas à contacter le Support pour une démo !

Un sélecteur unique pour le tableau de bord

Affichez vos indicateurs par entité, unité… et désormais par année ! Idéal pour vos bilans annuels ou une gestion par périmètre.

Tous les outils de pilotage (sidebar, cartographie…) ont été améliorés.
👉 Présentation complète ici : tuto.provacy.com/governance

Affichage des listes plus fluide

Les listes monopage s’ajustent désormais à la hauteur du contenu, comme les listes multipage.
Plus pratique et plus lisible !

Nouveau bouton en pied de page de toutes les listes :

À venir

Un module dédié à l’IA Act pour vous aider à vérifier vos obligations sur vos modèles et systèmes d’IA.
Disponible très bientôt dans Provacy.

Bonjour, je suis Zeus le caméléon, votre assistant RGPD.

Pour venir discuter avec moi, rien de plus facile

Rose sur fond noir, non mais quelle idée ! ...

Ici on m'appelle :

« Zeus, donne moi les mesures de sécurité et les catégories de données à utiliser

pour un traitement conforme RGPD de Géolocalisation de la flotte de véhicules »

Hop, la proie est en vue ... je déploie ma langue, je suis précis et ultra-rapide, et voilà les éléments demandés pour assurer la conformité RGPD !

Mais attention je reste sagement sous votre contrôle. Après tout j'ai beau m'appeler Zeus, je ne suis qu'un petit caméléon rose. Assurez-vous que mes réponses sont correctes et faites glisser les bonnes catégories et les bonnes mesures dans votre fiche traitement.

Je suis là pour vous aider

On me dit souvent : « Zeus c'est prétentieux ».
Bon je vous l'accorde, ce n'est pas facile à porter au quotidien. Pour être à la hauteur, il m'a fallu apprendre quelques tours :

• rédiger en un éclair des traitements, des contrats etc.,ex. : Rédige une fiche de traitement conforme au RGPD pour la gestion des employés
• percer le camouflage des lois et règlements pour tout savoir sur la protection des données,ex. : Quelles sont les obligations du responsable de traitement en vertu du RGPD ?
• vous offrir ma vision à 360° pour analyser, comparer et rechercher dans la base de données Provacyex. 1 : Analyse le traitement sur la vidéosurveillanceex. 2 : Compare avec la version précédenteex. 3 : Recherche dans Provacy les fiches à propos de la vaccination

Avec votre conformité

Mais mon don le plus remarquable, celui qui rend particulièrement fiers mes parents, c'est la création assistée de fiches pré-remplies.
On se parle un peu et ... tadaaaa :

• Titre
• Détails des finalités
• Bases légales
• Personnes concernées
• Catégories de données
• Destinataires
• Sources
• Durées de conservation
• Mesures de sécurité

Je mâche le travail pour vous ... ou plutôt avec vous !

En toute transparence

Mon écosystème. Par nature je me fonds dans le décor.

Je suis compatible avec tous les modèles d'IA qui disposent d'une API openAI de type complétion. Rien de caché ici, je n'envoie jamais aucune donnée confidentielle au modèle d'IA auquel je suis connecté. Si je vous intéresse, il ne vous reste plus qu'à contacter le support pour m'ajouter à votre instance...

On se revoit très vite sur Provacy

Cartes interactives des transferts

Pour aller plus loin dans la gestion des flux de transfert, Provacy introduit une carte interactive qui vous permet de visualiser les échanges de données avec vos tiers.

Extension de la gestion des flux aux outils

Pour une présentation complète, consultez le site tuto.

Fermeture des onglets

Un clic-droit sur un onglet propose désormais la fermeture de tous les onglets

N'hésitez pas à solliciter le Support pour toute question !

Côté technique, on a profité du passage en atelier de la version 5.3 pour resserrer quelques boulons et booster les performances. Résultat ? Une application plus fluide, plus réactive, et un confort d'utilisation accru.

Une révision complète des algorithmes qui marque vrai tournant, surtout pour ceux d'entre vous qui jonglent avec des Registres XXL ! Plus que jamais, notre solution prouve qu'elle est taillée pour gérer de gros volumes de données et affronter les défis les plus exigeants.

Hâte de vous voir prendre les commandes de ce nouveau Provacy, l’accélérateur de conformité ! 🏎️💨

Évolution sur les transferts de données

Dans le prolongement du Guide pratique sur l’Analyse d’Impact des Transferts de Données (AITD) récemment publié par la CNIL, Provacy évolue pour offrir une cartographie détaillée et précise des transferts de données au sein de vos organisations. Une présentation est accessible depuis l'onglet Transfert.

Autres évolutions

Suite à vos retours, voici les dernières améliorations qui pourront faciliter votre gestion quotidienne :

D’autres besoins ou suggestions ? Faites-nous part de vos retours pour continuer à améliorer Provacy !

Découvrez les dernières évolutions de cette version intermédiaire : alertes sur les transferts de données, évaluation des outils et tiers, ajout des mesures de sécurité aux violations de données et affichage de l’identifiant dans les fiches.

Messages d'alerte sur le transfert des données

Depuis les formulaires Traitement ou Contrat , le récapitulatif des tiers (sous-traitants, partenaires, organismes, etc.) affiche le pays de leur implantation.

La liste de ces pays est maintenant visible sous l'intitulé du champ Transferts.

Des messages d'alerte signalent les incohérences dans la réponse aux transferts potentiels. En effet, les tiers ne sont pas forcément importateurs ou destinataires des données, ils peuvent également être exportateurs ou à l'origine des données.

Vous pourrez vérifier la cohérence de vos réponses en affichant la colonne dans la liste:

Evaluation des outils et des tiers

Associez une évaluation et un plan d'action à vos outils ou tiers . Il est possible de renseigner ces champs depuis la liste par un CTRL + Clic dans la case.

Le champ Evaluation est également accessible sur le formulaire, en haut de l'onglet Description. Les critères d'évaluation sont "Non conforme", "Améliorable", "Acceptable" ou "Bonne pratique"

Vous pouvez créer et associer des activités aux tiers ou aux outils depuis l'onglet Liens.

Les évaluations s'affichent dans les récapitulatifs des tiers ou des outils dans les fiches Traitement ou Contrat

Ajout du composant Mesures de sécurité sur le formulaire Violation de données

Associez les mesures de sécurité mises en place à la suite d'une violation de données :

Affichage de l'identifiant dans la fiche

Il est parfois plus facile de communiquer ou de mémoriser l'identifiant d'une fiche. C'est pourquoi cette information est mise en évidence dans l'en-tête du formulaire, en cohérence avec les couleurs des différents menus.

Ces évolutions sont le fruit de l'expression de vos besoins. Nous vous remercions de contribuer à l'amélioration de Provacy !

Nous sommes ravis de vous présenter la dernière version de Provacy 5.2.0. Cette mise à jour apporte des évolutions majeures avec l’ajout du module Analyse d’Impact et plusieurs nouveautés conçues pour améliorer votre confort d’utilisation.

Le module Analyse d'impact (AIPD)

Ce nouveau module reste fidèle à notre philosophie : simplicité et intuitivité. Pour vous accompagner, un guide est directement accessible depuis l’application, afin de vous familiariser rapidement avec ses principales fonctionnalités.

Une meilleure gestion des mesures de sécurité

Pour les référents, il pouvait être difficile de savoir quelle mesure de sécurité choisir parmi toutes celles proposées. Désormais, un bouton d'aide vous donnera la description complète d’une mesure. Ces descriptions s’appuient sur les ressources officielles de l’outil PIA de la CNIL.

Harmonisation des couleurs des catégories de données

Avec l’arrivée du module AIPD, les couleurs associées à la sensibilité des données ont été revues pour offrir davantage de cohérence. Nous pourrons toujours rétablir les anciennes couleurs sur simple demande, si ce changement ne correspond pas à vos préférences.
De plus, vous noterez que le tableau des données occupe désormais toute la largeur de la page, optimisant l’espace disponible pour une meilleure lisibilité.

Barre des onglets toujours visible

Dans les formulaires, la barre des onglets reste désormais accessible lorsque vous faites défiler la page vers le bas. Cette évolution facilite la navigation, vous permettant de mieux vous repérer et d’accéder plus rapidement aux autres onglets.

Affichage simplifié des champs HTML

Pour améliorer la lisibilité des formulaires en mode modification, la barre d’outils des champs HTML n’apparaît que lorsque ces champs sont activés.

Partage des tags

En standard, les tags sont visibles uniquement par l'utilisateur qui les a positionnés. Un nouveau paramètre permet maintenant de rendre les tags visibles à tous les utilisateurs pour un usage collaboratif. Si vous souhaitez activer cette fonctionnalité, demandez au support.

Votre avis est essentiel. N’hésitez pas à nous faire part de vos retours et suggestions.

Nous souhaitons à tous nos clients et partenaires une bonne année 2025, puisse t'elle être remplie de bonheur et de succès !

Côté bilan, l'année passée a été consacrée à l'ajout de nouvelles fonctions comme le dépôt de demandes de droits, la déclaration de traitement en ligne (Tchatch), la génération de clauses contractuelles et des informations légales. Et comme promis, la nouvelle version en cours de déploiement intègre le module Analyses d’Impact.

Au delà de notre petit nombril, 2024 a vu l'adoption récente d'un petit nouveau dans le monde des règlements. Le règlement européen sur l'IA (AI Act) représente une évolution majeure dans le cadre réglementaire autour des technologies numériques.

Ce texte complète le RGPD en encadrant l’usage des technologies d’IA et de données, notamment les données personnelles. Il vise à protéger les droits fondamentaux en imposant des obligations strictes aux fabricants et utilisateurs d’IA.

D'où notre ferme résolution pour l'an qui vient de doter Provacy d'un module complet pour gérer tous les aspects de cette Loi européenne sur l'intelligence artificielle. Les travaux ont même déjà débuté. Nous tenons à remercier le DPO d'Eiffage et notre partenaire SRC Solution pour leur contribution à ce nouveau projet.

Bien entendu, nous restons à votre écoute pour toute autre fonction dont vous souhaiteriez disposer.

Encore tous nos vœux pour une belle et heureuse année !

Nous espérons que vous profitez de vos vacances estivales et faites le plein de soleil ! À votre retour, vous aurez le plaisir de découvrir la dernière version de Provacy enrichie de nouvelles fonctionnalités.

Avec cette version, éditez les clauses contractuelles types depuis une fiche traitement ou contrat selon les modèles proposés par la commission européenne (Clauses contractuelles types entre les responsables du traitement et les sous-traitants et Clauses contractuelles types pour le transfert de données à caractère personnel vers des pays tiers).

Copiez les mesures de sécurité d'un objet à d'autres. Les fiches traitement ou contrat utilisant ces objets seront automatiquement mises à jour (fonction réservée aux administrateurs).

Utilisez-vous les zones d'échanges en bas de pages des formulaires ? Désormais, l'ajout d'un commentaire peut-être notifié par mail à l'équipe DPO :

Votre registre est important et son affichage est ralenti ? Optez pour l'affichage du sommaire uniquement, avec lien sur les fiches :

Création du rôle Expert outil qui permet à l'utilisateur de modifier uniquement les outils qui lui sont associés. Demandez son activation au Support.

Un nouveau raccourci sur la liste des Responsables de traitement :

N'hésitez pas à nous faire part de vos retours.

On garde le rythme ! Cette version prépare le terrain pour l'édition automatique des clauses contractuelles entre RT et sous-traitants.

Nouveautés

Association des Tiers depuis le Tableau des Données : Plus besoin de jongler entre différents onglets pour gérer vos tiers (sous-traitants, partenaires, etc.), vous pouvez désormais les associer directement depuis le tableau des données. Votre existant est automatiquement importé dans le nouveau champ, offrant ainsi une expérience sans effort.

Ajout du Composant Tableau de Données sur les Contrats de Sous-traitance : Avec cette évolution, vous pouvez désormais gérer les données relatives aux contrats de sous-traitance de la même manière que pour les traitements. Les données sont ici également reprises depuis votre existant, ce qui rend cette mise à jour transparente pour les utilisateurs.

Mécanisme d'Information des Utilisateurs : les documentations de ces évolutions seront présentées aux utilisateurs depuis les onglets concernés.

Navigation améliorée : Pour votre confort visuel, nous avons mis en valeur les barres d'outils et la visibilité des onglets de navigation des formulaires. D'un simple coup d'œil, vous pouvez désormais accéder aux fonctionnalités essentielles plus facilement.

Amélioration des Temps de Réponses : Nous avons optimisé les performances pour réduire les temps de réponse lors de l'ouverture et fermeture des fiches, notamment pour les instances volumineuses.

N'hésitez pas à nous faire part de vos commentaires !

On vous appelle le 18 juin à vous rendre tous au Parc des Princes. Provacy sera bien là au rendez-vous du Printemps des DPO. Crampons exigés.

C'est le déjà le printemps, une nouvelle saison et une nouvelle version ! Avec, entre autres, une rénovation des notifications de violations de sécurité, des améliorations sur l'utilisation des mesures de sécurité. Avec un peu de style aussi : de belles pages d'accueil pour chaque profil d'utilisateur, une subtile ré-organisation de la barre d'outils des listes, de nouveaux menus pratiques et rapides pour accéder directement à vos données, et plein d'autres petites retouches pour rendre l'application plus efficace et plus agréable.

Et au cœur de cette nouvelle version, une petite révolution qui repense la façon d'utiliser Provacy. Une interface de contact conçue pour échanger simplement avec le monde extérieur. Une adresse e-mail suffit pour :

Abonnez-vous pour en profiter !

Enrichissement du formulaire Violations de données

Suite à plusieurs demandes, le formulaire est enrichi afin de correspondre à la déclaration auprès de l'autorité de protection des données

 Mesures de sécurité, deux modifications :

• La recommandation des mesures est activée sur toutes les instances.
• La couleur des mesures du catalogue est éclaircie lorsqu'elles sont sélectionnées

Une page d'accueil plus simple et pratique pour les référents et l'interface simplifiée

Les référents métier peuvent créer de nouvelles fiches depuis la page d'accueil. Par défaut, tous les référents verront cette nouvelle page. Vous pouvez aussi choisir de conserver le tableau de bord en page d'accueil pour les référents. Demandez votre paramétrage au Support Provacy -

Réorganisation du ruban de commande sur les listes

Menus principaux sur fond noir et raccourcis sur le menu Administration

Raccourcis sur les Entités, Unités, Utilisateurs, Tiers et Logiciels & outils

Merci pour vos précieuses contributions, et continuez à nous faire progresser grâce à toutes vos bonnes idées !

Bonjour, 

Nous vous souhaitons une belle année 2024 et nos meilleurs vœux de réussite dans tous vos projets. 

A l'heure des bonnes résolutions, nous prévoyons d'étoffer l'application Provacy pour vous fournir de nouveaux services que vous êtes nombreux à attendre. Au menu cette année :

• ​​​​​la réalisation d'Analyses d'Impact,
• la génération des clauses de sous-traitance (Article 28),
• une interface facilitant les dépôts et réponses aux demandes de droits (Article 12),
• une section Audit dédiée à nos partenaires.

Nous sommes ouverts à toutes vos suggestions pour préciser et compléter cette liste. Désireux de connaître votre avis afin de garantir que l'outil réponde au mieux à vos attentes, nous vous proposons de rejoindre un « Club Utilisateur ». Dans le cadre de ces projets de développements, nous vous convierons à des ateliers visio de discussion. Pour participer, faites nous part dès maintenant des sujets qui vous intéressent.

En route pour de nouvelles aventures et encore une excellente année  !

Lionnel Cauvy & Marie Joubert

Chers clients, chers partenaires,

Cette année mouvementée s'achève et vient l'heure du premier bilan.

• La continuité de l'activité est maintenant bien assurée au sein de la nouvelle structure Provacy SAS. Nous sommes heureux de poursuivre l'aventure avec vous !
• Vous bénéficiez déjà, pour la plupart d'ente vous, de la dernière version 5 pour laquelle nous recevons des retours très positifs.
• Nous facilitons le travail collaboratif pour les utilisateurs Européens avec l'ajout de trois nouvelles langues (le portugais, l'allemand et le néerlandais) et la simplification de la fonctionnalité multilingue (pour en savoir plus, consultez cette page).
• Vous pouvez maintenant consulter l'aide depuis notre nouveau guide pratique, destiné à s'étoffer au fil du temps, et dès maintenant accessible en ligne : https://tuto.provacy.com/.

Tout cela a été possible grâce à votre patience, votre soutien et vos contributions.

En guise de remerciement, nous avons le plaisir de vous offrir deux nouvelles fonctionnalités. Parce qu'en matière de traitement de données la transparence renforce la confiance des parties prenantes, vous trouverez au pied du sapin ces nouveaux outils de communication :

• l'édition automatisée de vos mentions d'information - 7 modèles proposés par la CNIL, à adapter à votre convenance,
• un registre public, à destination de certaines catégories de personnes, à insérer dans vos sites internet ou intranet, ou pour compléter votre charte de protection des données.

La nouvelle version sera livrée à partir de ce soir 17h sur les instances déjà en version 5. Pour une présentation complète, consultez cette page.

Nous avons encore beaucoup à faire pour nous faire connaître et nous développer. N'hésitez donc pas à parler de nous !

Bonnes fêtes de fin d'année à tous !

"Rien ne se perd, rien ne se crée. Tout se transforme."

Antoine Lavoisier

Du passé avec Cilex ...

Chers clients, après presque 20 années passées à votre service, M. Frédéric Thu, fondateur du cabinet Cilex et, à l'origine de l'application Provacy, s'en va vivre de nouvelles aventures, relever de nouveaux défis. Nous, ses anciens collaborateurs et salariés, le remercions pour ces années passées et tous les bons moments vécus. Et nous lui souhaitons de la réussite et de grands succès pour tous ses nouveaux projets.

En tant que Cilexiens, nous avons accompagné et développé les applications RETIL (certains l'utilisent encore !) et son héritière Provacy, votre application. Depuis sa conception en 2016 et son lancement dès 2017, un an même avant l'entrée en vigueur du RGPD. Jusqu'à ce jour. Avec une grande implication et toujours avec l'objectif de fournir un service de qualité à tous nos utilisateurs.

... à l'avenir avec Provacy

Aujourd'hui, nous changeons de bannière mais l'équipe reste la même. Ainsi Cilex devient Provacy et nous portons le flambeau que Frédéric nous transmet pour faire vivre l'application auprès de ses utilisateurs. Il ne nous a pas fallu longtemps pour trouver un nom de société tant "Provacy" est une évidence.

Notre application, notre coeur de métier. Nous y concentrerons tous nos efforts. Avec toute l'exigence de qualité acquise précédemment. Et avec une volonté forte de nous rapprocher de vous, nos clients, pour vous accompagner et vous simplifier la tâche au quotidien.

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